Módulo Protocolo Visão do Usuário
Documentação – Visão Usuário
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INTRODUÇÃO
1.1 Identificação
O Sistema Unificado de Administração Pública tem como objetivo facilitar o fluxo de processos administrativos do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnolgia de Mato Grosso – IFMT.
1.2 Objetivo do Sistema
O sistema SUAP permite a informatização dos processos administrativos do Instituto Federal do Mato Grosso. Possui as seguintes características:
− Aumento de desempenho do gerenciamento de processo administrativo;
− Plataforma de autenticação centralizada;
− Gerenciamento de perfis administrativos no sistema SUAP;
1.3 Propósito
Este documento de usuário – visão sistêmica visa apresentar os requisitos do sistema SUAP, fornecendo a equipe/usuários as informações necessárias e essenciais para entendimento da operacionalidade do sistema Unificado de Administração Pública – SUAP – Módulo Protocolo.
1.4 Público Alvo
− Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação do IFMT;
− Servidores responsáveis alocados nos setores (Pró-Reitoria, Campi,
Diretoria, Departamento) do IFMT.
1.5 Escopo do Sistema SUAP – MÓDULO PROTOCOLO
O Sistema SUAP Módulo Protocolo permite:
− Cadastrar Processos (Adicionar Processo);
− Receber Processo;
− Encaminhar Processo;
− Editar Processo;
− Editar Último Trâmite;
− Remover Último Trâmite;
− Imprimir Capa;
− Cadastrar Pessoa Física;
− Cadastrar Pessoa Jurídica.
2. Funcionalidade do Sistema SUAP – Módulo Protocolo
O módulo Protocolo do SUAP objetiva gerenciar o fluxo de processo do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Mato Grosso. Possui os seguintes perfis e permissões:
- Cadastrador de Processo – Possui permissão para realizar a gestão de processos do setor de protocolo.
2.1 Módulo Protocolo – Cadastrar Processo
A operacionalização de cadastro de processo é realizado através do perfil Cadastrador de Processo. O usuário acessa o sistema e escolhe a opção Processos localizado em Administração → Protocolo → Processos.
Figura 1: Listagem de processo em um determinado setor no SUAP.
2.1.1 Módulo Protocolo – Adicionar Processo (Cadastrar Processo)
O cadastro de processo é realizado através da opção adicionar processo, localizado na parte superior da tela – lado direito. Após clicar nesta opção, abrirá a tela seguinte (figura 2) para preencher as informações:
Figura 2: Tela de cadastro de processo no sistema SUAP.
Clicar na opção Adicionar processo
2.1.2 Adicionar Processo – Setor de destino
Figura 3: Setor de destino a ser informado pelo usuário.
2.1.2 Adicionar Processo – Etapa final
Figura 4: Cadastro de Processo – Etapa Final.
Durante esta etapa, é possível o usuário realizar a seguintes operações (Menu superior):
– Editar Processo – Caso necessite realizar alguma alteração.
– Imprimir Capa A4 – clicar no botão para imprimir capa do processo.
– Editar último trâmite – caso necessite mudar/alterar o destino do processo.
– Remover último trâmite – Caso necessite remover o setor de destino, e realizar uma nova operação de “encaminhar para setor”.
2.2 Módulo Protocolo – Cadastrar Pessoa Física
É necessário cadastrar pessoa física quando no momento de adicionar processo, e no campo pessoa interessada não aparecer o nome desejado para abertura do processo. Por exemplo, alunos ou terceiros que são partes interessadas de um determinado processo.
Localização do menu Adicionar Pessoa Física: Administração → Cadastros → Pessoas Físicas → Adicionar Pessoa Física (Botão Superior Direito).
Figura 5: Sistema SUAP – Prorocolo: Cadastro de Pessoa Física.
Informar os seguintes dados de pessoa física: Nome, Sexo, CPF, Data de Nascimento e Número de Telefone.
2.3 Módulo Protocolo – Cadastrar Pessoa Jurídica
É necessário cadastrar pessoa jurídica quando no momento de adicionar processo, e no campo pessoa interessada não aparecer o nome/CNPJ da pessoa jurídica desejado para abertura do processo. Por exemplo, órgãos externos que são partes interessadas de um determinado processo. Localização do menu Adicionar Pessoa Jurídica: Administração → Cadastros → Pessoas Jurídicas → Adicionar Pessoa Jurídica (botão Superior Direito) ou Clique aqui para cadastrar pessoa jurídica.
Figura 6: Sistema SUAP – Prorocolo: Cadastro de Pessoa Jurídica.
Informar os seguintes dados de pessoa jurídica: Nome, CNPJ, E-mail principal, Inscrição Estadual, Website e Número de Telefone.
2.3 Módulo Protocolo – Caixa de Entrada e Saída
Na caixa de entrada e saída é possível verificar os processos que estão aguardando recebimento pelo usuário lotado em um determinado setor. O usuário possui as seguintes permissões:
– Receber – Receber determinado processo no setor de origem do operador.
– Finalizar – Finalizar determinado processo inserindo informações de despacho.
– Encaminhar – Encaminhar processo com status de aguardando encaminhamento ou finalizar processo.
Figura 7: Módulo Protocolo: Caixa de Entrada e Saída de Processos.
Observações após operações realizadas:
– Receber: Após esta operação o usuário será encaminhado para uma tela de tomada de decisão: Editar processo, Encaminhar para setor, encaminhar para pessoa jurídica ou finalizar.
– Encaminhamento: Após esta operação, o usuário pode Editar processo. Editar último trâmite ou remover último trâmite.
Obs.: O sistema SUAP – Módulo Protocolo não permite o usuário com perfil Cadastrador de Processo Excluir determinado Processo.
3. Operacionalização do Módulo Protocolo
O fluxo do sistema SUAP – Módulo Protocolo inicia através do perfil Cadastrador de Processo.
Figura 7: Fluxo do módulo Protocolo – Perfis relacionado ao módulo Protocolo.