Conta de E-mail Delegada/Compartilhada
As contas delegadas ou caixas de entrada compartilhadas, são a mesma coisa. São contas de e-mail na qual pode-se compartilhar o acesso com um ou mais usuários.
Os usuários com acesso à conta podem ler, enviar e excluir suas mensagens de e-mail, porém ao enviar um e-mail através de uma caixa de e-mail compartilhada, será exibido o login da conta pessoal de que enviou o e-mail.
Acessando uma caixa de e-mail Delegada
Uma vez concedido o acesso a um usuário à conta delegada, o proprietário da conta acessará sua conta de e-mail institucional.
Na caixa de e-mail ou Gmail institucional, o usuário selecionar no conta superior direito o ícone com as iniciais do seu nome.
Após selecionar, será exibido a (s) caixa (s) de e-mail delegada (s) na (s) qual (is) o usuário tem permissão acesso.
Todo caixa de e-mail compartilhada será exibida com o nome Delegada na frente do login da conta.
Para acessar a caixa de e-mail delegada, clique cobre ela.
Será aberto uma nova aba no navegador.
Adicionando uma Assinatura
A assinatura em em e-mail enviado através de uma caixa de e-mail compartilhada é obrigatória. Ela garante de forma mais rápida a visualização de quem enviou o e-mail.
Para adicionar uma assinatura, clique no ícone da engrenagem, no canto superior direito 'configurações'. Em seguida, ver todas as configurações.
Certifique-se de estar acessando a caixa de e-mail delegada.
Em configurações, selecione o menu Geral depois clique em Criar nova, localizada no campo Assinatura.
Insira um nome para sua assinatura e depois clique em Criar.
Esse nome é apenas para identificação da assinatura.
No campo da Assinatura, insira suas informações.
Lembre-se, a assinatura de todos os e-mails institucionais do IFMT devem seguir o padrão que consta no anexo III da Instrução Normativa Nº04, de 01 de junho de 2021, que regulamenta a criação, acesso e uso do Correio Eletrônico no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Mato Grosso. Para maiores informações, acesse: link IN.
Em padrões de, selecione o nome da sua assinatura nos campos 'Para uso em novos e-mails' e 'Para uso em respostas/encaminhamentos'.
Por fim, basta clique no canto inferior, Salvar Alterações.
Enviando e identificando um e-mail
O envio do e-mail funciona da mesma maneira que em uma conta de e-mail normal, porém a diferença estará no remetente do e-mail.
Ao enviar um e-mail através de uma conta delegada, o login de e-mail do usuário que enviou o e-mail constará no campo remetente, dessa forma garante-se quem realmente enviou o e-mail.
No Exemplo abaixo, note que quem enviou o e-mail da conta compartilhada (setor01@ifmt.edu.br) foi Fulano Souza e Silva através da conta (fulano.silva@ifmt.edu.br).
Ao responder um e-mail enviado através de uma conta compartilhada, o e-mail será enviado para a caixa de entrada da conta compartilhada, e não para o usuário que enviou.