Configuração Gerais do Sistema
Para cadastrar o Evento Esportivo é necessário realizar os pré-cadastros abaixo, são acessos exclusivos dos Administradores do Sistema:
Pessoas
São importadas de forma automática do sistema AD (o SUAP gera essas informações), somente pessoas que possuem e-mail institucional cadastrado, neste cadastro constam as informações como nome, tipo, cpf, e-mail, campus e de data de nascimento que é utilizada para limitar a idade dos participantes.
Grupo Modalidade
É necessário informar o grupo, caso haja mais de uma modalidade/prova.
Modalidades
Realizado cadastros básicos das modalidades que serão reaproveitadas para a inclusão das modalidades no evento. Informações se é a modalidade é coletiva ou não, se é revezamento ou equipe e também as quantidades mínimas e máximas de atletas.
Função
Utilizado para a geração do certificado, o cadastro de função é utilizado nas comissões organizadoras e nos membros das delegações.
Etapa
Cadastro básico das etapas que o evento que irá ocorrer.
Modelos Certificados
O sistema permite personalizar o certificado, caso não seja informada uma nova configuração o sistema irá gerar um layout padrão. São configuradas informações de imagens, assinaturas e textos dos certificados.
Evento Esportivo
Configuradas essas informações é necessário inserir o Evento Esportivo.
Dados
Gerais
Gerais:
Ano, Nome, Sigla, Descrição, Etapa, Local Sede, URL local Sede.
Também são configuras informações como: Quantidade Máxima de modalidades coletivas por atleta, Quantidade Máxima de modalidades individuais por atleta, Data de Nascimento Limite do atleta, Capa (Imagem logo do evento) e a Carga horária que será apresentada nos certificados.
Datas do Evento:Evento
Data Início Evento Esportivo: Início do Evento
Data Fim do Evento Esportivo: Fim do Evento, marca também a data limite de ajuste pelo usuário administrador do sistema.
Data Início das Inscrições: Início de abertura das inscrições pelos chefes de delegação
Data Fim das Inscrições: Período final para inclusão de inscrições em modalidades.
Data limite para remanejamento atletas: Entre o fim das inscrições e essa data limite os chefes de delegação podem alterar os atletas, dentro das modalidades já inscritas, não são permitidas inscrições em novas modalidades.
TambémContatos
são configuras informações como: Quantidade Máxima de modalidades coletivas por atleta, Quantidade Máxima de modalidades individuais por atleta, Data de Nascimento Limite do atleta, Capa (Imagem logo do evento) e a Carga horária que será apresentada nos certificados.
Contatos Evento: Serão exibidos na parte pública do evento, contém e0mail, telefone, facebook e instagram.
Grupo de
Modalidade
Modalidades:
Caso hajam grupos de modalidades, os mesmos devem ser configurados aqui juntamente com a quantidade mínima, máxima de atleta no grupo, e limites individuais para os atletas na modalidade e no revezamento/equipe. Exemplo de grupo: Atletismo.
Modalidades
Esportivas
Esportivas:
São configuradas as modalidades previamente cadastradas, caso a modalidade seja uma prova pertencente a um grupo, deverá ser selecionado o grupo, exemplo Grupo: Judô, Modalidade: Judô - Super pesado - Feminino. Também são exibidas as quantidades mínimo e máximo de atleta pré-cadastradas, mas que podem ser alterados para cada evento. Também existe a configuração se a modalidade obriga inscrição individual no mesmo grupo de modalidade.
Cadastro das Comissões Organizadoras: São realizados os cadastros das comissões organizadoras para o evento, com o nome da comissão e dos membros e suas respectivas funções, que serão exibidas nos certificados.
Cadastros das Delegações: São definidas as delegações por campi, assim como os membros e suas respectivas funções, também é possível inserção de anexos para as prestações de contas e também a possibilidade de logo para os crachás personalizados. Os chefes de delegação podem realizar os cadastros dos membros da delegação. Os alunos atletas não devem constar como membro da delegação e sim inscritos nas modalidades receberão a função de atletas nos certificados.
Inscrição de Participantes no Eventos: Todos os usuários cadastrados como membro de delegação, membro de comissão e inscritos nas modalidades, recebem um único registro em Participantes no Evento. Nesta opção é possível realizar diversas ações e também é possível realizar filtros para escolha dos participantes desejados:
Credenciar participantes selecionados: Para que os certificados sejam gerados, é necessário realizar o credenciamento dos participantes, que pode ser realizada através da ação, ou em cada participante marcar o campo Participou do Evento como Sim.
Gerar Crachá: Gera uma lista simples com os participantes selecionados, com a matrícula, o nome e o qrcode para credenciamento, se for realizado durante o evento.
Gerar Crachá Personalizado: Gera uma lista personalizada dos crachás com fotos, nome da delegação, função e logo da delegação se estiver adicionado um arquivo chamado logo nos anexos da delegação.
Exportar Fotos: Gera um arquivo png com os participantes selecionados, com o nome completo da pessoa.
Enviar Certificado: Envia para os e-mails dos participantes selecionados o link para o respectivo certificado.
Download Certificado (zip): Gera um arquivo zip com os certificados dos participantes selecionados.
Relatórios: O sistema permite consultar dados dos atletas, dos participantes, através dos relatórios: Lista de Inscritos, Atletas por Delegação, Atletas por Modalidade e Quantitativo Atletas, também é possível baixar arquivos CSV dos dados gerados.