Otimizador de PDF

Este manual tem a função descrever os recursos disponíveis no software Otimizador PDF. Cabe ao usuário selecionar as opções disponíveis nos módulos do programa, de acordo com a sua necessidade (ou finalidade).

A qualidade dos arquivos gerados por este programa é de total responsabilidade do usuário.

A DSTI se exime de qualquer problema que possa surgir nos documentos gerados/alterados caso o software não atenda a finalidade proposta.

Sobre o software

O Otimizador de PDF é um software desenvolvido pela Secretaria de Tecnologia da Informação do TRT da 14ª Região e que permite diminuir o tamanho dos arquivos PDFs, juntar arquivos PDF, transformá-los em PDF-A (tipo de PDF que garante a compatibilidade para armazenamento de arquivos de longa data), realizar o reconhecimento ótico de caracteres (OCR), converter documentos (docx, odt, jpg e png) para PDF/A e assiná-los digitalmente conforme requerido por diversos sistemas eletrônicos.

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Otimizar PDF

Esse módulo tem por função compactar um documento PDF, diminuindo seu tamanho, e/ou convertê-lo para uma finalidade desejada. Pode-se também tornar um documento digitalizado em PDF pesquisável.

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No campo informe o arquivo que você deseja converter, clique em Abrir e selecione o documento com as extensões .pdf, odt, .doc, .docx, .png, .jpg, .jpeg.

O documento adicionado será convertido automaticamente em PDF/A.

Após selecioná-lo, será exibido uma tela de análise prévia do arquivo. Clique em Sim para que o Otimizador verifique a resolução do documento.

No campo informe o local onde deseja salvar o arquivo convertido, clique em Abrir e informe o novo local e nome do arquivo após a otimização ou deixe que o software gere o novo nome, salvando no mesmo diretório do arquivo selecionado.

Nas opções da otimização, selecione os itens de acordo com sua necessidade:

Nível de Compactação

Defina o nível de compressão/compactação do documento, quanto maior o nível de compactação, menor será o tamanho do arquivo, entretanto, o documento perderá qualidade de resolução. 

Caso não queira diminuir o tamanho ou a qualidade do documento, após a análise prévia, deixe o nível de compactação como ‘Personalizada’ e mova a barra do nível de dpi até o maior valor permitido. Se ainda assim o documento sofrer alguma compactação, após a conversão, selecionar novamente o documento e clique em Não, para que o Otimizador não verifique a resolução do documento.

Finalidade da Conversão

Essa opção irá dividir o arquivo selecionado em outros menores, dependendo da finalidade do sistema a ser utilizado, como PJE (procura dividir o documento em outros de 3 MB), Proad (procura dividir o documento em outros de 5 MB) ou de sua escolha. Caso não queira dividir o documento, seleciona Não Dividir.

Converter da Página

Informa em qual intervalo de páginas do documento original deseja que as opções de otimização sejam utilizadas. Após a conversão, o novo arquivo PDF conterá apenas o intervalo das páginas escolhidas.

Tornar o PDF Pesquisável

Se essa opção estiver habilitada, o Otimizador tentará tornar o arquivo em PDF pesquisável (OCR para documentos PDF digitalizados).

Um documento PDF não pesquisável (sem OCR) é igual a uma foto, não se consegue selecionar o texto e copiar e, principalmente, não é possível indexá-lo2. O Otimizador tentará reconhecer os caracteres desse documento, mas nada garante que conseguirá reconhecer 100% do conteúdo (texto), pois dependerá da qualidade do documento original e dos parâmetros de digitalização.

Assinar digitalmente os documentos convertidos

Se essa opção for habilitada, ao final da otimização do arquivo PDF, será aberto o módulo Assinar Documentos.

Por fim, clique em Converter.

 

Juntar Documentos

Esse módulo tem por função juntar vários arquivos com as extensões pdf, odt, doc, docx, png, jpg, jpeg, em um único arquivo PDF.

Clique em Incluir para selecionar os arquivos ou arraste e solte os arquivos no campo juntar documentos.

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Caso apareça a tela abaixo, marque a opção Substituir o arquivo, caso queira que o otimizador não duplique o arquivo.

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 Após carregar os arquivos, utilize os botões image-1629578743809.png para ordenar a sequência de exibição dos documentos após a junção em um único arquivo.

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Os documentos adicionados serão convertidos automaticamente em PDF/A.

No campo Saída, clique em Abrir e informe nome e local onde deseja salvar o documento convertido (documento PDF completo).

Caso queira que o documento convertido seja assinado digitalmente após a junção, selecione a caixa Assinar digitalmente a saída.

Por fim, clique em Juntar PDFs para gerar o arquivo PDF único.

 

Otimizar PDF em Lote

Esse módulo tem por função compactar um ou vários documentos PDFs, diminuindo seus tamanhos, e/ou convertê-lo para uma finalidade desejada.

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Clique em Incluir para selecionar os arquivos ou arraste e solte os arquivos no campo juntar documentos.

Obs.: O documento adicionado será convertido automaticamente em PDF/A.

 

Diferente do módulo otimizar PDF, nesse módulo não é possível tornar um documento em PDF pesquisável.

Nas opções da otimização, selecione os itens de acordo com sua necessidade:

Nível de Compactação

Defina o nível de compressão/compactação do documento, quanto maior o nível de compactação, menor será o tamanho do arquivo, entretanto, o documento perderá qualidade de resolução.

Finalidade da Conversão

Essa opção irá dividir o arquivo selecionado em outros menores, dependendo da finalidade do sistema a ser utilizado, como PJE (procura dividir o documento em outros de 3 MB), Proad (procura dividir o documento em outros de 5 MB) ou de sua escolha. Caso não queira dividir o documento, seleciona ‘Não Dividir’.

No campo Saída, se a opção selecionada for salvar os arquivos cada um em uma pasta separada, os arquivos otimizados serão salvos em suas respectivas pastas.

Se a opção selecionada for salvar todos os arquivos no destino informado abaixo, será exibido o campo informe o local onde deseja salvar os arquivos convertidos. Clique em Abrir, e escolha a pasta onde deseja manter os arquivos após a otimização.

Por fim, clique em Otimizar PDFs.

 

Assinar Documentos

Esse módulo tem por função assinar digitalmente documentos PDFs.

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Clique em Incluir para selecionar os arquivos ou arraste e solte os arquivos no campo assinar documentos. Pode-se inserir arquivos com as extensões pdf, odt, doc, docx, png, jpg, jpeg.

Caso apareça a tela abaixo, marque a opção Substituir o arquivo, caso queira que o otimizador não duplique o arquivo.

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Após incluir os arquivos, pode aparecer a seguinte mensagem abaixo.

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Recomenda-se fazer a instalação de uma das 3 (três) suítes de escritório citadas na mensagem, caso tenha incluído documentos na extensão odt, doc e docx.

Os documentos adicionados serão convertidos automaticamente em PDF/A.

Nas opções de assinatura, marque os itens de acordo com sua necessidade:

Verificações extras de segurança

Verifica lista de certificados revogados, incluindo-a no (s) documento (s), permitindo uma validação off-line pelo leitor de PDF. Preferencialmente, deixe esse item sempre marcado.

Não adicionar carimbo de assinatura

Não adiciona imagem de assinatura na horizontal (rodapé do documento PDF).

Para o (s) documento (s) com uma única assinatura, será exibido o nome do autor da assinatura digital, além da data e hora da assinatura. Caso o documento seja assinado digitalmente por várias pessoas, será exibido a informação de múltiplos signatários, além da data e hora do primeiro signatário que assinou digitalmente o documento.

Permitir assinatura de terceiros

Para que várias pessoas (terceiros) possam assinar (certificar) o documento, o primeiro signatário que for assinar, deve habilitar essa opção.

Caso a pessoa (último signatário) não queira que mais signatários assinem o documento, desabilite essa opção, preservando as assinaturas existentes no documento.

Se o primeiro signatário desmarcar essa opção, só será permitido uma única assinatura no documento, caso outra pessoa tente assinar o documento, a assinatura do primeiro signatário será substituída (excluída).

Gerar pasta assinados

Cria uma pasta chamada assinado na pasta do primeiro documento incluído, e salva o (s) documento (s) assinado (s) nessa pasta.

Para que o otimizador não insira a palavra assinado no início do arquivo recém assinado, marque essa caixa, dessa forma, será gerado um novo arquivo assinado que será salvo nessa pasta

Adicionar “Ass.” ao arquivo de origem (ODT)

Adiciona a palavra assinado no início do nome do documento, após a assinatura, apenas em documentos .odt.

 

Após clicar em Assinar PDFs, será exibido a janela com o (s) certificados pessoais instalados no usuário. Selecione o certificado e depois clique em Escolher.

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Será iniciado o processo para que você valide o certificado  através de usuário e senha, PIN ou token.

Após a validação, o (s) documento (s) será (ão) assinados.

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Assinar Documentos

Esse módulo tem por função a validação da (s) assinatura (s) digital (is) de um documento PDF, além de verificar se o documento está no formato PDF/A, se o certificado foi emitido por alguma entidade vinculado ao ICP-Brasil, se o certificado está válido atualmente e se a assinatura está integra.