Usuários Externos
Objetivo: Apresentar como funciona a gestão dos cadastros dos usuários externos no SUAP.
ADMINISTRAÇÃO -> Cadastros -> Usuários Externos -> Usuários Externos
Perfil de Acesso: Gerente de Usuário Externo (Solicitar através do sistema de chamados utilizado pela DSTI). Clique AQUI para verificar seus acessos.
Pessoas Externas/Pessoas Físicas
O sistema está unificando os cadastros de pessoas, com isso não são mais cadastrados novos registros de Pessoas Externas ou Pessoas Físicas.
Prestador de Serviço/Usuários Externos
O antigo cadastro de prestador de serviço tornou-se o cadastro de Usuários Externos, que serão os utilizados para cadastro dos terceirizados/colaboradores com contratos com o IFMT, bem como os cadastros externos
As chefias dos setores conseguem liberar os acessos aos documentos e processos eletrônicos de forma nominal, e se estiver liberado acesso ao setor, essas pessoas também conseguem ter acessos aos documentos e processos do setor de forma imediata.
Usuário Externo
É o cadastro de prestadores de serviço com conceito de usuários externos ao IFMT, que são as pessoas com necessidade de assinar documentos eletrônicos. Para assinatura de documento eletrônico não é necessário liberar acessos específicos aos setores.
É diferente do cadastro de Pessoa Externa do SUAP, que é utilizado para Interessados de Processos e não acessam o sistema.
Atenção: Para assinar é necessário vincular uma ocupação e um setor SUAP. Caso o setor SUAP esteja com liberação de acessos para documentos e processos eletrônicos para o setor como um todo, esse usuário externo estará com acesso imediato aos documentos e processos do setor, por isso recomendamos as liberações de acesso de forma pessoalizada e não por setores.
Lista de Prestadores de Serviços
Permite pesquisar se já não existe registros anteriores. É possível Adicionar Novo, Editar o Cadastros e Consultar para adicionar novos vínculos.
Adicionar/Editar Prestador de Serviços
Preencha dos dados, no mínimo os dados com (*) que são obrigatórios.
O sistema foi atualizado para permitir cadastro de passaporte e retirada a obrigatoriedade de cpf nestes casos.
Ocupação - Consultar/Vincular Ocupação
Ao clicar na lupa para consultar, são exibidos os dados do prestador, as informações da ocupação, bem como o botão para Vincular Ocupação. Na tela a seguir são exibidas os dados necessários para vincular a ocupação.
Informações sobre Documentos Eletrônicos
Caso tenha sido realizado o cadastro, vinculado a ocupação com data ativa liberados os acessos individuais aos setores para acessar documentos e o botão Adicionar não aparecer, será necessário abrir chamado para a DSTI liberar o grupo de acesso para o colaborador.
O setor SUAP é a lotação do prestador/usuário externo. Caso a liberação de acesso aos documentos e/ou processos eletrônicos tenha sido pro setor de forma genérica, o acesso será liberado de forma automática, caso contrário, se houver necessidade desses acessos o chefe do setor poderá liberar o acesso de forma individualizada.
O Vínculo de ocupação, com data válida é necessário para Assinatura de Documentos Eletrônicos, caso não o prestador/usuário externo não possua uma vinculação ativa, o sistema não permite solicitar assinatura em documentos e caso a data esteja expirada também não permitirá aos prestadores criar documentos ou processos, mesmo com acessos liberados, pois eles são considerados prestadores inativos.
PASSO 11 - Caso a empresa não esteja cadastrada, clique AQUI para verificar o cadastro de pessoa jurídica.
Informações sobre E-mail Institucional
O Vínculo de ocupação, com data válida é necessário para que o sistema permita criar Email Institucional, caso não o prestador de serviço não possua uma vinculação ativa, o sistema não libera a opção de criar email institucional (@colaborador).
Resumo/Acesso SUAP
Para que um prestador de serviço/usuários externos possam ter acesso ao sistema e assinar documentos, é necessário o cadastro do mesmo como prestador, em seguida através da consulta do cadastro realizado vincular uma ocupação (Com data válida).
Para o acesso ao sistema, é necessário realizar o procedimento de acesso e definição de senha que encontra-se AQUI.
Elaborado em parceria DSTI e PROPES - Diretoria de Pós-graduação.