Olympus
Sistema de gerenciamento de eventos esportivos
- Criar e configurar grupo de modalidade
- Gerar crachá personalizado
- Configuração Gerais do Sistema
- Inscrição dos atletas nas modalidades
Criar e configurar grupo de modalidade
Passo-a-passo para criar grupo de modalidade no sistema do Olympus e adicioná-lo a um determinado Evento Esportivo.
Criando um grupo de modalidade
No sistema, na aba a esquerda, clique na opção Grupo de modalidades
Na página a seguir, clique na opção Adicionar Grupo de Modalidade
Por fim, coloque o nome do respectivo grupo de modalidade e clique em Salvar
Adicionando grupo de modalidade a um evento
Para adicionar uma modalidade a um evento, abra o evento e clique na aba Grupo de modalidades
Na página, Selecione a aba Grupo de Modalidades e adicione as respectivas informações do grupo, clique em Salvar e continuar editando
Clique na aba Modalidades Esportivas, e adicione o grupo de modalidade nas respectivas modalidades esportivas do evento
Após essas configurações, o sistema irá verificar essas regras configuradas na Inscrição do Atleta nas modalidades.
Gerar crachá personalizado
Passo-a-passo para gerar crachá personalizado para participantes de um evento
Gerando o crachá
No sistema, na aba à esquerda, clique na opção Inscrição de Participantes no Eventos
Na página a seguir, selecione os participantes que devem ter o crachá gerado
Selecione a opção Gerar Crachá Personalizado e pressione o botão Ir
Na página seguinte serão mostradas as informações para impressão e o crachá dos participantes solicitados.
Configuração Gerais do Sistema
Para cadastrar o Evento Esportivo é necessário realizar os pré-cadastros abaixo, são acessos exclusivos dos Administradores do Sistema:
Pessoas
São importadas de forma automática do sistema AD (o SUAP gera essas informações), somente pessoas que possuem e-mail institucional cadastrado, neste cadastro constam as informações como nome, tipo, cpf, e-mail, campus e de data de nascimento que é utilizada para limitar a idade dos participantes.
Grupo Modalidade
É necessário informar o grupo, caso haja mais de uma modalidade/prova.
Modalidades
Realizado cadastros básicos das modalidades que serão reaproveitadas para a inclusão das modalidades no evento. Informações se é a modalidade é coletiva ou não, se é revezamento ou equipe e também as quantidades mínimas e máximas de atletas.
Função
Utilizado para a geração do certificado, o cadastro de função é utilizado nas comissões organizadoras e nos membros das delegações.
Etapa
Cadastro básico das etapas que o evento que irá ocorrer.
Modelos Certificados
O sistema permite personalizar o certificado, caso não seja informada uma nova configuração o sistema irá gerar um layout padrão. São configuradas informações de imagens, assinaturas e textos dos certificados.
Evento Esportivo
São necessárias as informações abaixo para inserir o Evento Esportivo.
Dados Gerais
Ano, Nome, Sigla, Descrição, Etapa, Local Sede, URL local Sede.
Também são configuras informações como: Quantidade Máxima de modalidades coletivas por atleta, Quantidade Máxima de modalidades individuais por atleta, Data de Nascimento Limite do atleta, Capa (Imagem logo do evento) e a Carga horária que será apresentada nos certificados.
Datas do Evento
Data Início Evento Esportivo: Início do Evento
Data Fim do Evento Esportivo: Fim do Evento, marca também a data limite de ajuste pelo usuário administrador do sistema.
Data Início das Inscrições: Início de abertura das inscrições pelos chefes de delegação
Data Fim das Inscrições: Período final para inclusão de inscrições em modalidades.
Data limite para remanejamento atletas: Entre o fim das inscrições e essa data limite os chefes de delegação podem alterar os atletas, dentro das modalidades já inscritas, não são permitidas inscrições em novas modalidades.
Contatos Evento
Serão exibidos na parte pública do evento, contém e0mail, telefone, facebook e instagram.
Grupo de Modalidade
Caso hajam grupos de modalidades, os mesmos devem ser configurados aqui juntamente com a quantidade mínima, máxima de atleta no grupo, e limites individuais para os atletas na modalidade e no revezamento/equipe. Exemplo de grupo: Atletismo.
Modalidades Esportivas
São configuradas as modalidades previamente cadastradas, caso a modalidade seja uma prova pertencente a um grupo, deverá ser selecionado o grupo, exemplo Grupo: Judô, Modalidade: Judô - Super pesado - Feminino. Também são exibidas as quantidades mínimo e máximo de atleta pré-cadastradas, mas que podem ser alterados para cada evento. Também existe a configuração se a modalidade obriga inscrição individual no mesmo grupo de modalidade.
Comissões Organizadoras
São realizados os cadastros das comissões organizadoras para o evento, com o nome da comissão e dos membros e suas respectivas funções, que serão exibidas nos certificados.
Cadastros das Delegações
São definidas as delegações por campi, assim como os membros e suas respectivas funções, também é possível inserção de anexos para as prestações de contas e também a possibilidade de logo para os crachás personalizados. Os chefes de delegação de cada campi que estiverem no grupo Chefe de Delegação podem realizar os cadastros dos membros da delegação. Os alunos atletas não devem constar como membro da delegação e sim inscritos nas modalidades receberão a função de atletas nos certificados.
Inscrição de Participantes no Eventos
Todos os usuários cadastrados como membro de delegação, membro de comissão e inscritos nas modalidades, recebem um único registro em Participantes no Evento. Nesta opção é possível realizar diversas ações e também é possível realizar filtros para escolha dos participantes desejados:
Credenciar participantes selecionados
Para que os certificados sejam gerados, é necessário realizar o credenciamento dos participantes, que pode ser realizada através da ação, ou em cada participante marcar o campo Participou do Evento como Sim.
Gerar Crachá
Gera uma lista simples com os participantes selecionados, com a matrícula, o nome e o qrcode para credenciamento, se for realizado durante o evento.
Gerar Crachá Personalizado
Gera uma lista personalizada dos crachás com fotos, nome da delegação, função e logo da delegação se estiver adicionado um arquivo chamado logo nos anexos da delegação.
Exportar Fotos
Gera um arquivo png com os participantes selecionados, com o nome completo da pessoa.
Enviar Certificado
Envia para os e-mails dos participantes selecionados o link para o respectivo certificado.
Download Certificado (zip)
Gera um arquivo zip com os certificados dos participantes selecionados.
Relatórios
O sistema permite consultar dados dos atletas, dos participantes, através dos relatórios: Lista de Inscritos, Atletas por Delegação, Atletas por Modalidade e Quantitativo Atletas, também é possível baixar arquivos CSV dos dados gerados.
Inscrição dos atletas nas modalidades
Inscrição dos atletas nas modalidades: Cadastro realizado pelos chefes de delegação devidamente cadastros no Olympus no grupo Chefe de Delegação e marcados como membros de equipe. Só serão visualizadas as delegações que pertencem ao mesmo campus.
Para realizar a inscrição nas modalidades escolher a opção Adicionar Inscrição de Atleta na modalidade.
Informar o evento esportivo, só será permitido adicionar nova modalidade se o evento estiver no período de inscrição, no período de remanejamento não será permitido adicionar, apenas alterar os atletas inscritos.
Deve ser selecionada a modalidade e informados os participantes. As regras de quantitativos são baseados nas configurações realizadas no Evento Esportivo.