Solicitar Eleição no Sistema Helios Voting

Informações Gerais sobre como solicitar Eleição através do sistema Helios Voting.

Para solicitar uma eleição, deve ser aberto um chamado na Central de Serviços do SUAP -  - Tecnologia da Informação - Serviço: HELIOS - Solicitar Cadastro Eleição, com os dados informados abaixo.

Para eleições que envolvam todos os campi ou todos os servidores ou alunos, considerar o dobro dos prazos e deve ser feito alinhamento com a Diretoria da DSTI antes da solicitação. Os prazos da eleição devem contemplar todas as etapas da eleição. A agenda da DSTI está disponível AQUI.


Passos para Cadastro Eleição no Helios Voting:

Ação

Responsável

  1. Enviar os Dados Básicos da Eleição (Mínimo 30 dias de antecedência)
  2. Enviar Informações sobre Categorias/Urnas
  3. Enviar lista de Questões, as da(s) pergunta(s) e resposta(s) que será(ão) consultada(s) na eleição (Mínimo 7 dias de antecedência)
  4. Enviar planilha com lista completa de eleitores contendo Matricula, Email, Nome, CPF. Caso a eleição seja separada por categoria de eleitores ou unidade administrativa, as listas devem ser enviadas de forma separadas (Mínimo 7 dias de antecedência)
  5. Enviar via Chamado na Central de Serviço no SUAP

Solicitante

  1. Cadastrar Dados Básicos da Eleição
  2. Cadastrar Questões (Perguntas e Respostas/Candidatos na sequência de exibição)
  3. Cadastrar Eleitores

DSTI

  1. Validar os Dados Básicos da Eleição
  2. Validar as Questões (Perguntas e Respostas/Candidatos na sequência de exibição)
  3. Validar os Dados dos Eleitores

Solicitante

  1. Congelar Eleição - após isso nenhuma informação poderá ser alterada (Mínimo 1 dia antes da eleição) - será realizada através de reunião online (Ferramenta: Meet)

DSTI com participação do Solicitante

  1. Realização da votação com a data/horário programados

Sistema Helios Voting

  1. Apuração dos Votos - - será realizada através de reunião online (Ferramenta: Meet)

DSTI com participação do Solicitante

Se a eleição tiver como encerramento até 17h, a apuração será no mesmo dia, se não a apuração será agendada para o dia útil seguinte.

Recomendamos ficar atentos quanto aos feriados nacionais, estaduais e municipais e aos fusos horários, o sistema Helios Voting segue o fuso horário do Estado de Mato Grosso.


Dados Básicos Eleição

O chamado deve possuir as seguintes informações, com pelo menos 30 dias de antecedência:

Dados Básicos Eleição
Nome:
Nome da Eleição
Descrição: Descrição mais detalhada da Eleição
Uso de Pseudônimo de eleitores: Sim/Não
(Se marcada (Sim), a identidade dos eleitores será substituída por pseudônimos, p. ex.: "V12", no centro de rastreamento de cédulas.)
Tornar ordem das questões aleatória: Sim/Não
(Habilite essa opção (Sim) se você quiser que as questões apareçam em ordem aleatória para cada eleitor, em caso de mais de uma pergunta)
Privada? Sim/Não.
(Uma eleição privada (sim) só é visível para eleitores registrados. Se for Não ficará disponível para consulta à todos com acesso ao sistema de votação Helios Voting)
Voto único? Sim/Não. (O eleitor não pode alterar o voto.)
Endereço de Email para Ajuda:
Data e Horário Início Eleição:
Data e Horário Fim Eleição:
Público alvo: (Informações sobre Categorias/Urnas)
Quantidade de eleitores (mesmo que aproximado)
Data que as eleições poderão ser publicadas na Agenda pública da DSTI: 
(A comissão eleitoral que deverá informar à DSTI quando a eleição poderá ser divulgada, respeitando os prazos dos editais, a DSTI não acompanha os trâmites da eleição, apenas configura a parte do sistema de votação)


Informações sobre Categorias/Urnas

Informar se a eleição terá categorias diferentes, pois pode ser necessário cadastrar eleições separadas por Categoria ou outra divisão, ou então todos os votos são computados na mesma eleição. Caso sejam separados, a lista dos eleitores devem ser separadas por planilha, para que seja, criadas em “urnas” separadas.


Questões: Perguntas e Respostas

Lista de perguntas e respostas que será submetida para os eleitores.

Nesta lista tem que constar a pergunta que será exibida, os nomes dos candidatos e como eles deverão aparecer na hora da votação, incluindo a sequência/ordem que serão apresentados os candidatos no momento da votação.

Também deve ser informado se vai ter opção para voto em branco ou outra opção.

Exemplo:

1. Qual é o seu voto para IFMT? (selecionar entre 1 e 1 resposta(s).)

  • IFMT 1 - Teste B
  • IFMT 2 - Teste A
  • Voto em Branco

Em caso de votação com único candidato(a), recomenda-se que a pessoa conste na pergunta e nas respostas as opções:
Sim
Não
Voto em Branco


Lista de Eleitores

Deverá ser enviada uma lista com os eleitores, separados em 4 colunas, sendo na ordem: matricula, email, nome completo e CPF(000.000.000.-00), seguir um dos modelos compartilhados abaixo:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1H19H7fDuyrxdAXi5J1c9SFcvfj_JqtJq4Hy2MAxePo4/edit?usp=sharing

https://drive.google.com/file/d/1qc-JPakLkr-coqr4aXoBT4Py8aJDQzF-/view?usp=sharing

Validações da Lista de Eleitores

 A DSTI vai realizar as validações necessárias se os arquivos forem enviados conforme solicitado, e somente as validações necessárias para que o arquivo CSV, que o sistema Helios Voting necessita para que seja executado sem erros.

Validação de CPF: Será verificado se o CPF encontra-se na lista mais de uma vez.

Validação da Matrícula: Se a matrícula está repetida, se ela existe e se está com situação ativa no nosso Sistema de Autenticação (AD).

Validação de Email (Padrão de e-mail esperado: a@a.com):

  • Não possuir espaços, aspas, vírgulas ou ponto e vírgula
  • Possuir o @
  • Possuir algum caractere após o @
  • Possuir algum caractere antes do @
  • Possuir pelo menos um ponto após o caractere depois do @
  • Possuir algum caractere após o ponto

Caso sejam encontrados problemas nessa validações, o documento será enviado novamente ao solicitante, que deverá providenciar os ajustes.

A DSTI não irá avaliar as questões referentes a usuários ausentes ou não aptos de acordo com as regras da eleição.


Observações Gerais Editais/Regulamentos

A DSTI sugere que conste nos editais/regulamentos um prazo para regularização do acesso ao sistema de votação, para que no dia da eleição não tenham problemas nem recursos relativos aos acessos.

O login e a senha são o mesmo do sistema SUAP, se o acesso estiver regularizado no SUAP estará regular no Helios Voting.
Contato dos alunos para regularização: secretaria acadêmica (suporte.academico@ifmt.edu.br)
Contato dos servidores para regularização: Propessoas/CGP dos campi


Informações sobre Agenda DSTI

As eleições serão registradas na agenda DSTI para evitar conflito entre as mesmas.

http://dsti.ifmt.edu.br/conteudo/pagina/agenda-da-diretoria-sistemica-de-tecnologia-da-informacao/


Informações sobre Votação

As instruções para votação encontram-se AQUI.